Pengertian dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning merupakan istilah dari sebuah recana pengelolaan sumber daya yang ada dalam perusahaan. ERP pada awalnya merupakan sebuah pendekatan manual untuk mengelola persediaan  pada suatu perusahaan,dan menyimpan persediaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Tenaga kerja adalah kunci dari penentu biaya yang dibutuhkan pada suatu perusahaan,maka dari itu ERP juga dapat digunakan dalam menekan biaya tenaga kerja tersebut.

Pada awalnya,kebijakan pembelian adalah untuk membeli sedikit banyaknya material yang dibutuhkan. Asumsinya adalah pelanggan akan terus membeli apa yang dibeli sebelumnya. Persediaan adalah aset,dalam artian teknik  yang dicari adalah bagaimana mengelola persediaan yang besar secara efisien. Dari semua kasus diatas,kemudian timbulah pemikiran untuk memesan hanya apa yang dibutuhkan saja dalam sebuah perusahaan. Perusahaan tidak lagi dapat memesan dan menyimpan sedikit untuk seluruh material. Pesanan harus berdasarkan atas apa yang terjual,kebutuhan harus dipenuhi dari material yang ada di persediaan atau material yang telah dipastikan akan datang. Dengan ditemukannya computer,masalah manajemen material mulai mendapat perhatian. Praktisi dan akademisi mulai berpikir cara mengelola dua sumber daya kritis dalam perusahaan.

Ada beberapa kata kunci yang digunakan dalam ERP,diantaranya :

   -      Aspek perencanaan.

   -      Terintegrasi.

   -      Organsasi/perusahaan.

   -      Lintas fungsional.

   -      Sumber daya.

   -      Efisien.

Untuk kebutuhan integrasi dalam pengelolaan data dan informasi dibutuhkan seperangkat aplikasi dan insfratruktur computer. Sekumpulan paket system informasi dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya konsep ERP di suatu organisasi.

Integrasi dalam ERP meliputi:

-      Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis.

-      Metode dan teknik berkomunikasi.

-      Keselarasan dan sinkronasi operasi bisnis.

-      Koordinasi operasi bisnis.

Dibawah ini saya akan menjelaskan awal perkembangan dalam ERP.

Tahap 1.

Material Rquirement Planning,konsep ini muncul dari proses pengolahan Bill Of Material (BOM)/daftar kebutuhan material,dengan mengelola order material dan komponen. Adapun beberapa input dari MRP yaitu apa yang akan diproduksi dan material apa yang diperlukan untuk suatu produk,yang dilakukan MRP adalah menghitung kebutuhan total dan membandingkan dengan apa yang sudah ada atau akan tiba. Output dari MRP diantaranya melakukan ,membatalkan pemesanan atau memindahkan waktu pesanan. Asumsi dasar dalam MRP adalah untuk memungkinkan komputasi,dimana pesanan harus dimulai selambat mungkin untuk meminimalkan persediaan sambil tetap dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu. Kekurangan dari asumsi ini adalah jika terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan maka pesanan pelanggan kemungkinan akan terlambat.

Tahap 2.

Close-loop MRP,dengan MRP dapat dimanfaatkan untuk member sinyal kapan harus melakukan reordering,due-date sebuah order,dan need-date dari barang. Beberapa karakteristik penting yang dimiliki close-loop MRP yaitu merupakan sederetan fungsi,tidak hanya material requirement planning,terdiri dari alat bantu untuk menyelesaikan masalah prioritas dan perencanaan kapasitas.menyediakan fasilitas umpan balik dari fungsi eksekusi ke fungsi perencanaan,rencana dapat diubah/diganti jika diperlukan dengan menjaga prioritas tetap valid jika ada perubahan kondisi.

Tahap 3.

Manufacturing Resource Planning (MRP 3),sama seperti close-loop namun ditambahkan tiga elemen yaitu:

-      Perencanaan penjualan dan operasi,yang merupakan proses untuk menyeimbangkan antara permintaan dan persediaa.

-      Antarmuka keuangan,kemampuan menerjemahkan rencana operasional menjadi satuan biaya (dalam mata uang tertentu).

-      Simulasi,dimana kemampuan untuk melakukan analisa “what if” bisa mendapatkan jawaban berupa uang maupun unit.

Tahap 4.

Enterprise Resource Planning,dimana dasar-dasar ERP ini mmirip dengan MRP 2. Proses bisnisnya diperluas dan lebih sesuai dengan kondisi perusahaan dengan beberapa unit bisnis. Integrasi keuangan lebih ditekankan disini,dan juga adanya alat bantu rantai pasok (supply chain management). Tujuan utama implementasi ERP untuk perusahaan/organisasi yang menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan kompetitif,jauh lebih baik dari sebelumnya.

Tahap 5.

Tidak banyak perbedaan dari tahap sebelumnya,perluasan fungsi-fungsi yang ada pada system ERP sebelumnya juga masih digunakan. Selain focus pada konsumen juga pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis,termasuk integrasi dengan supplier.

Itulah beberapa ilmu yang saya pelajari mengenai dasar-dasar ERP,dalam artikel selanjutnya saya akan mencoba menjelaskan tentang manfaat dan alasan implementasi ERP. Sekian dan terima kasih.